AVG beleid

PRIVACYVBELEID BC MAASSLUIS – VERSIE OKTOBER 2018

Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. Deze wet herbevestigt hoe bedrijven en organisaties om dienen te gaan met (mogelijk) gevoelige, persoonlijke informatie. De AVG geldt ook voor BC Maassluis.

In dit schrijven verduidelijken wij over welke informatie wij (kunnen) beschikken en hoe wij daar als vereniging mee omgaan.

Informatie

Wij beschikken over één of meer van de volgende gegevens, voor zover deze zijn verstrekt bij aanmelding/inschrijving als lid, strippenkaarthouder, vrijwilliger, sponsor of deelnemer aan een verenigingsactiviteit:

- Naam, voorna(a)m(en), geslacht, geboortedatum;

- Adres, postcode, woonplaats;

- (Mobiel) telefoonnummer, e-mail adres;

- Badminton(competitie)verleden, bondsnummer en spelersfoto;

- Machtiging tot automatische incasso, inclusief bankrekeningnummer.

Gebruik

Wij gebruiken bovenstaande informatie om:

- Een deugdelijke (leden)administratie te kunnen voeren (verplicht)

- Contributie of sponsorbijdrage te kunnen berekenen en innen;

- Teams(pelers) conform reglementen te kunnen indelen;

- Tijdig te kunnen communiceren over verenigingszaken.

- In onze communicatie wordt altijd de mogelijkheid geboden om je af te melden voor een nieuwsbrief of anders soort communicatie.

Beveiliging, bewaring en inbreuk

Wij hebben en houden bovenstaande informatie technisch en fysiek beveiligd en enkel toegankelijk op basis van het need-to-know principe, inclusief gebruikersnaam/wachtwoord. Mocht informatie onverhoopt publiek worden, zullen wij corrigerende en aanvullende preventieve maatregelen nemen, direct betrokkene(n) informeren, en zo nodig melding maken bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij bewaren bovenstaande informatie niet langer dan noodzakelijk en/of wettelijk verplicht.

Delen

Wij delen bovenstaande informatie alleen indien, en voor zover, dat noodzakelijk is voor het kunnen vervullen van verenigingsfuncties (intern: bestuur en vrijwilligers), of indien daartoe een verplichting bestaat (extern).

Persoonlijke informatie wordt niet intern gedeeld, tenzij met toestemming van de direct betrokkene(n). Voor communicatie met, via of door onze VertrouwensContactPersoon bestaan specifieke, privacy waarborgende regels. De contactinformatie van het bestuur en de VertrouwensContactPersoon is publiekelijk beschikbaar via onze website.

Extern wordt informatie momenteel alleen gedeeld met Badminton Nederland. Alle mutaties in ons ledenbestand moeten wij melden aan Badminton Nederland ten behoeve van onze contributieplicht aan dit overkoepelend orgaan, dat tevens de regiocompetities opzet en toeziet op de reglementaire uitvoering ervan.

Bezwaar: Inzien, wijzigen, wissen, overdracht

Iedere direct betrokkene heeft het recht zijn/haar gegevens, waarover wij beschikken, in te zien, te laten wijzigen, wissen, of overdragen. Voor zover niet strijdig met onze verplichtingen, zullen bezwaren in dit kader in principe worden gehonoreerd. Volledige verwijdering gaat echter niet samen met het verbonden blijven aan de vereniging.

Vragen en verzoeken kunnen worden ingediend bij secretariaat@bcmaassluis.nl

Beeldmateriaal

BC Maassluis gebruikt de website www.bcmaassluis.nl, het Facebook account www.facebook.com/bcmaassluis en het twitteraccount https://twitter.com/bcmaassluis

om informatie te delen over de vereniging en deze te promoten. Deze kanalen bevinden zich in het publieke domein. Dit zijn de enige kanalen die wij volledig beheren en waarvoor wij eindverantwoordelijkheid aanvaarden.

Wij maken graag gebruik van beeldmateriaal en hanteren hierbij de volgende uitgangspunten:

• Tijdens verenigingsactiviteiten mag beeldmateriaal gemaakt worden. Beeldmateriaal voor (mogelijke) publicatie wordt gemaakt door aangewezen vrijwilligers;
• Leden kunnen op voorhand schriftelijk aangeven bij secretariaat@bcmaassluis.nl dat zij niet willen voorkomen op foto’s en video’s van Badminton Club Maassluis. Als we hiervan geen bericht hebben, gaat BC Maassluis ervan uit dat het goed is dat foto's/ video’s mogen worden geplaatst waar het desbetreffende lid op staat.
• Leden kunnen, op of na het moment dat een foto/ video geplaatst is, schriftelijk aangeven via secretariaat@bcmaassluis.nl  dat de foto/video waarop zij voorkomen verwijderd wordt. Daaraan zal door BC Maassluis gevolg worden gegeven voor zover dat mogelijk is.
• Voor specifieke evenementen zoals het jeugdkamp of het Westland toernooi vermelden wij op het inschrijfformulier expliciet de mogelijkheid om bezwaar te maken tegen het gebruik van beeldmateriaal voor (mogelijke) publicatie door BC Maassluis.
• Beeldmateriaal van jeugdleden wordt in spel- of teamverband, of in zichtbare aanwezigheid van een volwassene, gemaakt, en niet individueel;
• Beeldmateriaal kan bij plaatsing worden voorzien van de na(a)m(en) van direct betrokkene(n) en/of de context, maar zal nooit verdere persoonlijke details bevatten;
• Toestemming tot plaatsing kan door direct betrokkene(n) worden herroepen, waarna wij het beeldmateriaal van de verenigingskanalen zullen verwijderen; ECHTER,
• Eenmaal gedeeld beeldmateriaal kan zijn doorgelinkt. Na plaatsing heeft de vereniging dus geen volledige controle meer over gebruik en verspreiding.

Het staat (ouders/verzorgers van) leden en bezoekers van verenigingsactiviteiten vrij om beeldmateriaal voor eigen gebruik te maken, mits in onderling overleg, waarbij uitdrukkelijk geldt dat “Nee=Nee”. Dergelijk materiaal kan in privésfeer en/of teamverband gedeeld worden, maar wij benadrukken hier ieders recht op privacy en verzoeken bovenstaande punten te respecteren. Ten overvloede: Het maken van beeldmateriaal in kleed- en/of doucheruimten en/of anderszins onoorbaar, wordt nimmer getolereerd.

Beeldmateriaal voor eigen gebruik wordt, tenzij anders overeengekomen, niet voor verenigingsdoeleinden gebruikt. Andere publiciteit (zoals lokale media) zal per geval met direct betrokkene(n) worden afgestemd.